Gmail è uno dei client di posta elettronica più utilizzati al mondo, ma spesso le sue funzionalità avanzate rimangono sconosciute alla maggior parte degli utenti. In questo articolo, esploreremo cinque funzionalità nascoste di Gmail che possono migliorare la tua esperienza di posta elettronica e aumentare la produttività, con consigli meno comuni trovati nella ricerca Google.
Riepilogo
1. Utilizza la ricerca per ordinare la posta in arrivo
Se sei come la maggior parte delle persone, la tua posta in arrivo di Gmail è probabilmente piena di e-mail non lette e di vecchie e-mail che non hai avuto il tempo di eliminare. Per facilitare la gestione della posta in arrivo, puoi utilizzare la barra di ricerca avanzata di Gmail per ordinare la posta in arrivo in base a criteri specifici come data, mittente, oggetto, ecc. Ad esempio, digita “is:unread” nella barra di ricerca per visualizzare solo le e-mail non lette. Questo consente di concentrarsi sulle e-mail importanti e di eliminare rapidamente quelle che non lo sono.
Eccone alcuni di utilizzo frequente oltre quello precedentemente citato:
“is:starred” – questo comando mostra tutte le e-mail contrassegnate con una stella, che spesso sono quelle importanti o che richiedono un’azione immediata.“before:[data]” e “after:[data]” – questi comandi consentono di cercare e visualizzare tutte le e-mail inviate prima o dopo una data specifica. Ad esempio, “before:01/01/2022” mostra tutte le e-mail inviate prima del 1 gennaio 2022.
“has:attachment” – questo comando mostra tutte le e-mail che contengono un allegato, utile se si cerca una e-mail specifica con un file o un documento allegato.
“in:spam” – questo comando mostra tutte le e-mail che sono state segnalate come spam e inviate alla cartella Spam.
“label:[nome etichetta]” – questo comando mostra tutte le e-mail etichettate con una determinata etichetta. Le etichette possono essere utilizzate per organizzare la posta in arrivo in base a progetti, clienti o altre categorie pertinenti.
oppure alcuni non molto conosciuti ma utilissimi:
“filename:extension” – questo comando consente di cercare solo allegati con una determinata estensione di file. Ad esempio, puoi digitare “filename:pdf” nella barra di ricerca per visualizzare solo le e-mail con file PDF allegati.
“in:anywhere” – questo comando consente di cercare in tutta la posta elettronica, inclusi gli elementi archiviati, la cartella Spam, la cartella Cestino, ecc.
“has:userlabels” – questo comando consente di cercare solo le e-mail con determinate etichette utente. Ad esempio, puoi digitare “has:userlabels” nella barra di ricerca per visualizzare solo le e-mail con etichette specifiche.
“larger:MB” e “smaller:MB” – questi comandi consentono di cercare e-mail che siano superiori o inferiori a una dimensione specifica in megabyte. Ad esempio, puoi digitare “larger:5MB” per visualizzare solo le e-mail con dimensioni maggiori di 5 MB.
2. Utilizza le scorciatoie da tastiera di Gmail
Le scorciatoie da tastiera di Gmail sono una serie di combinazioni di tasti che consentono di accedere rapidamente alle funzionalità di Gmail senza dover utilizzare il mouse. Esse sono particolarmente utili per gli utenti che desiderano risparmiare tempo e velocizzare il proprio lavoro.
Ecco alcune delle scorciatoie più utili di Gmail:
“c”: apri la finestra di composizione di un’e-mail.
“r”: rispondi all’e-mail selezionata.
“f”: inoltra l’e-mail selezionata.
“a”: rispondi a tutti i destinatari dell’e-mail selezionata.
“n”: passa alla prossima e-mail non letta.
“p”: passa alla precedente e-mail non letta.
“k”: passa alla prossima conversazione nella tua casella di posta in arrivo.
“j”: passa alla conversazione precedente nella tua casella di posta in arrivo.
“e”: archivia l’e-mail selezionata.
“#”: elimina l’e-mail selezionata.
“!”: segnala l’e-mail selezionata come spam.
Ovviamente usando il “?” punto interrogativo avrai modo di vedere tu stesso tutta la lista completa direttamente su Gmail.
Per utilizzare le scorciatoie da tastiera di Gmail, è necessario abilitarle dalle impostazioni di Gmail. Per farlo, basta seguire questi semplici passaggi:
- Apri Gmail e fai clic sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra della pagina.
- Seleziona “Impostazioni” dal menu a discesa.
- Scorri verso il basso fino alla sezione “Scorciatoie da tastiera” e seleziona “Attiva“.
- Fai clic su “Salva modifiche” in fondo alla pagina.
Una volta attivate le scorciatoie da tastiera, puoi iniziare a utilizzarle nella tua casella di posta in arrivo. Ricorda che queste scorciatoie funzionano solo se la finestra di Gmail è attiva, quindi se stai utilizzando un’altra finestra, dovrai tornare alla finestra di Gmail per utilizzare le scorciatoie da tastiera.
3. Utilizza le risposte predefinite di Gmail
Gmail offre una funzione di risposte predefinite che consente di rispondere rapidamente a e-mail comuni con messaggi predefiniti. Puoi utilizzare questa funzione per risparmiare tempo rispondendo a e-mail frequenti come le richieste di informazioni sul prodotto o le richieste di informazioni sui prezzi. Per utilizzare questa funzione, vai nelle impostazioni di Gmail e cerca “risposte predefinite” nella scheda “Generale”.
4. Utilizza la funzione “Elimina definitivamente”
Quando elimini un’e-mail in Gmail, non viene eliminata definitivamente, ma viene spostata nella cartella “Cestino“. Questo significa che l’e-mail può essere recuperata in qualsiasi momento. Se vuoi eliminare definitivamente un’e-mail, devi eliminarla manualmente dalla cartella “Cestino“. Per fare ciò, vai nella cartella “Cestino“, seleziona l’e-mail che desideri eliminare definitivamente e fai clic su “Elimina definitivamente”. Questo eliminerà definitivamente l’e-mail e libererà lo spazio di archiviazione di Gmail.
5. Utilizza la funzione di “Miglioramento automatico della scrittura”
Gmail offre una funzione di “Miglioramento automatico della scrittura” che analizza il tuo testo mentre scrivi un’e-mail e suggerisce correzioni ortografiche e grammaticali. Questa funzione può essere particolarmente utile per coloro che hanno difficoltà con la lingua o che vogliono migliorare la loro scrittura. Per attivare questa funzione, vai nelle impostazioni di Gmail e cerca “Miglioramento automatico della scrittura” nella scheda “Generale“. Qui, puoi selezionare le opzioni per la correzione automatica delle parole errate e la correzione automatica della grammatica.
6. Utilizza gli alias di Gmail per organizzare la posta in arrivo
Gmail consente di creare alias di indirizzi e-mail che possono essere utilizzati per organizzare la posta in arrivo. Ad esempio, se hai bisogno di iscriverti a un sito web, puoi creare un alias di Gmail che rappresenta quel sito web e utilizzarlo per l’iscrizione. In questo modo, tutte le e-mail relative a quel sito saranno inviate a un’unica cartella di Gmail. Puoi creare alias di Gmail accedendo alle impostazioni di Gmail e selezionando la scheda “Account e importazione”. Qui, puoi aggiungere un nuovo indirizzo e-mail e configurarlo come alias. Inoltre, puoi anche configurare Gmail per inviare e-mail da questi alias. Questo può essere particolarmente utile per le persone che gestiscono più account e-mail o che vogliono organizzare meglio la posta in arrivo di Gmail.
Esempio di Alias
Mio indirizzo e-mail principale: mario.rossi@gmail.com
Alias ipotetico: m.a.r.i.o.r.o.s.s.i@gmail.com, mario_rossi@gmail.com
Possiamo proseguire all’infinito sfruttando la punteggiatura e creando infinite mail.Qui di seguito puoi trovare l’articolo ufficiale di Google in merito agli Alias: Aggiungere o eliminare un indirizzo email alternativo (alias email) – Guida di Amministratore di Google Workspace
Conclusioni
Gmail offre molte funzionalità avanzate che possono migliorare la tua esperienza di posta elettronica e aumentare la produttività. Utilizzando la ricerca avanzata, le scorciatoie da tastiera, le risposte predefinite, la funzione di “Elimina definitivamente” e la funzione di “Miglioramento automatico della scrittura”, puoi gestire meglio la tua posta elettronica, risparmiare tempo e ridurre lo stress. Inoltre, esistono molte altre funzionalità avanzate di Gmail che possono essere utili per te. Esplora le impostazioni di Gmail e scopri ciò che può essere utile per la tua posta elettronica.
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